REFERAT ADMINISTRACYJNO-ORGANIZACYJNY

Do podstawowego zakresu działania Referatu Administracyjno-Organizacyjnego należy w szczególności:

1)     przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego;

2)     wydawanie dowodów osobistych;

3)     przyjmowanie zgłoszeń utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego;

4)     wydawanie zaświadczeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego;

5)     prowadzenie archiwum kopert dowodowych;

6)     udostępnianie danych z rejestru dowodów osobistych i dokumentacji związanej z dowodami osobistymi;

7)     prowadzenie ewidencji ludności;

8)     prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących zameldowań wymeldowań osób decyzją administracyjną;

9)     udostępnianie danych z rejestru mieszkańców;

10)   współpraca z Policją, prokuraturą, sądami, Strażą Graniczną, Wojskową Komendą Uzupełnień oraz innymi urzędami w zakresie udzielania informacji dotyczących danych osobowych i informacji adresowych;

11)  prowadzenie rejestru wyborców i sporządzanie spisów wyborców, w tym:

prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców oraz sporządzanie na tej podstawie meldunków,

-          przyjmowanie wniosków o wpisanie wyborcy do rejestru wyborców, skreślenie   z rejestru wyborców i udostępnienie rejestru wyborców oraz przygotowywanie decyzji o wpisaniu i skreśleniu z rejestru wyborców,

-          sporządzanie i aktualizacja spisów wyborców,

-          przyjmowanie wniosków i wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania,

-          przyjmowanie wniosków i przygotowywanie dokumentów związanych ze sporządzeniem aktu pełnomocnictwa do głosowania,

-          przyjmowanie wniosków i przygotowywanie dokumentów związanych z głosowaniem korespondencyjnym;

12)  sporządzanie sprawozdań dla Krajowego Biura Wyborczego i Urzędu Statystycznego;

13)  sporządzanie wykazów dla szkół i urzędu skarbowego;

14)  prowadzenie spraw dotyczących zgromadzeń, imprez masowych i zbiórek publicznych;

15)  prowadzenie spraw dotyczących mniejszości narodowych i repatriantów;

16)  przekazywanie do publicznej wiadomości informacji i zawiadomień od innych organów, w tym od organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości;

17)  prowadzenie spraw osobowych i akt pracowników urzędu oraz akt osobowych kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, w tym:

- sporządzanie umów o pracę, informacji dodatkowych o warunkach zatrudnienia, aneksów, angaży, sporządzanie umów na wykorzystanie samochodów prywatnych dla celów służbowych i prowadzenie ich wykazu,

-          wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu,

-           sporządzanie świadectw pracy,

18)  prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników;

19)  prowadzenie spraw urlopowych pracowników;

20)  prowadzenie spraw związanych z badaniami profilaktycznymi pracowników;

21)  przedkładanie kalkulacji zatrudnienia pracowników urzędu i wysokości wynagrodzeń do projektu budżetu gminy;

22)  organizowanie naborów na wolne stanowiska urzędnicze;

23)  organizowanie służby przygotowawczej;

24)  sporządzanie analiz, informacji i sprawozdań dotyczących spraw kadrowych urzędu;

25)  prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników;

26)  opracowywanie projektów regulaminów: pracy, wynagradzania, nagród, premiowania, naboru, służby przygotowawczej oraz ich zmian;

27)  załatwianie spraw rentowych i emerytalnych pracowników;

28)  prowadzenie postępowań wyjaśniających na polecenie wójta lub upoważnionej przez niego osoby dotyczących dyscypliny pracy i jakości pracy pracowników urzędu;

29)  prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem oświadczeń majątkowych osób, które są obowiązane do ich składania wójtowi;

30)  sporządzanie umów zleceń i umów o dzieło;

31)  organizowanie i koordynowanie praktyk zawodowych;

32)  sporządzanie sprawozdawczości statystycznej z zakresu kadr;

33)  dbanie o właściwą organizację stanowisk pracy i zgodne z bhp warunki pracy w pomieszczeniach;

34)  prowadzenie zbiorów i rejestrów upoważnień osób i podmiotów do działania w imieniu wójta jako organu gminy, pełnomocnictw, innych upoważnień i wzorów podpisów;

35)  realizacja zapotrzebowania na pieczątki i pieczęci urzędowe oraz prowadzenie rejestru w tym zakresie;

36)  obsługa kancelaryjno-biurowa rady gminy, komisji i radnych, w tym przekazywanie korespondencji do i od rady, komisji i radnych,

37)  opracowywanie projektów uchwał rady:

-          z inicjatywy radnych,

-          w sprawach organizacyjnych rady i komisji,

-          dotyczących ochrony prawnej radnego i wygaśnięcia mandatu;

38)  przy współdziałaniu z właściwymi komórkami organizacyjnymi przygotowywanie materiałów na posiedzenia komisji rady i sesje rady;

39)  wykonywanie prac przygotowawczych związanych ze zwołaniem posiedzeń komisji i sesji rady oraz przygotowywanie pomieszczeń na posiedzenia komisji i sesje rady;

40)  sporządzanie protokołów z przebiegu obrad komisji i sesji rady;

41)  obsługa systemu do głosowania i transmisji obrad;

42)  przekazywanie wniosków, zapytań, interpelacji i uchwał odpowiednim organom do realizacji;

43)  przekazywanie aktów prawa organom nadzoru i do ogłoszenia;

44)  prowadzenie zbiorów i rejestrów:

-          wniosków i interpelacji radnych,

-          skarg, wniosków i petycji do rady,

-           uchwał i prawa miejscowego,

45)  załatwianie skarg, wniosków i petycji należących do właściwości rady,

46)  przygotowywanie i organizowanie spotkań radnych z wyborcami,

47)  sporządzanie informacji, analiz i sprawozdań z działalności rady i jej organów,

48)  organizowanie szkoleń radnych,

49)  obsługa wyborów ławników;

50)  prowadzenie zbiorów i rejestrów zarządzeń wójta

51)  przygotowywanie i protokołowanie narad wójta, w tym z pracownikami, kierownikami gminnych jednostek organizacyjnych i sołtysami;

52)  stała współpraca z sołtysami i radami sołeckimi,

53)  organizacja kancelaryjno-biurowej obsługi zebrań wiejskich,

54)  prowadzenie zbiorów i rejestrów uchwał zebrań wiejskich, protokołów z zebrań wiejskich oraz wniosków zgłaszanych przez zebrania wiejskie,

55)  prowadzenie i aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej;

56)  określanie zasad współpracy, w tym przygotowywanie rocznych programów współpracy, oraz współdziałanie z organizacjami pozarządowymi;

57)  przygotowywanie procedury zmierzającej do przyznawania organizacjom pozarządowym prowadzącym działalność pożytku publicznego dotacji na realizację zadań publicznych oraz planowanie, nadzór i kontrola wykorzystania przyznanych dotacji;

58)  podejmowanie działań na rzecz aktywizacji społecznej organizacji pozarządowych;

59)  współpraca z organizacjami pozarządowymi, instytucjami i innymi podmiotami w zakresie rozwoju sportu i rekreacji ruchowej w gminie;

60)  obsługa ewidencji działalności gospodarczej, w tym dokonywanie wpisów do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz prawidłowa archiwizacja wniosków o wpis do CEIDG i związanej z nimi dokumentacji;

61)  prowadzenie spraw w związku z powzięciem wiadomości o wykonywaniu działalności gospodarczej niezgodnie z przepisami prawa;

62)  opracowywanie, przygotowywanie i dystrybucja materiałów promocyjnych gminy oraz współpraca w tym zakresie z komórkami urzędu, gminnymi jednostkami organizacyjnymi i innymi podmiotami;

63)  przygotowywanie niezbędnych materiałów umożliwiających obejmowanie patronatem wójta imprez okolicznościowych;

64)  przygotowywanie informacji i materiałów z pracy rady, wójta i urzędu na potrzeby własne i dla środków publicznego przekazu, w tym biuletynów informacyjnych dla mieszkańców;

65)  obsługa fotograficzna wydarzeń, akcji i imprez organizowanych przez urząd oraz prowadzenie zbiorów materiałów fotograficznych i audiowizualnych z tych wydarzeń, akcji i imprez;

66)  redagowanie strony internetowej urzędu i profilu urzędu w mediach społecznościowych, w tym pisanie i redagowanie tekstów, dobór odpowiednich zdjęć, egzekwowanie od komórek urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych dostarczania aktualnych informacji o prowadzonych działaniach w celu ich publikacji;

67)  nadzór nad estetyką tablic ogłoszeniowych w budynku i przed budynkiem urzędu oraz aktualnością zamieszczonych na nich informacji;

68)  analizowanie materiałów prasowych o gminie, pracy organów oraz urzędu i pozostałych gminnych jednostek organizacyjnych oraz prowadzenie zbioru wycinków prasowych;

69)  współudział w tworzeniu oraz obsługa kancelaryjno - biurowa Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego;

70)  współpraca z Powiatowym Zespołem Zarządzania Kryzysowego i Państwowa Strażą Pożarną w zakresie działań w sytuacjach zagrożeń katastrofą naturalna lub awarią techniczną, noszącą znamiona klęski żywiołowej,

71)  bieżąca aktualizacja planu zarządzania kryzysowego oraz dokumentów z nim związanych;

72)  udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu kwalifikacji wojskowej;

73)  prowadzenie czynności wyjaśniająco-poszukiwawczych wobec osób o nieuregulowanym stosunku do służby wojskowej;

74)  współpraca z organami wojskowymi;

75)  załatwianie spraw dotyczących oczyszczania terenów z niewypałów, materiałów wybuchowych, i innych przedmiotów niebezpiecznych;

76)  opracowanie i realizacja planów świadczeń rzeczowych i osobistych  na rzecz sił zbrojnych RP,

77)  opracowanie dokumentów dotyczących akcji kurierskiej i stałego dyżuru Urzędu, utrzymanie ich w stałej aktualności  oraz realizacja zadań z tym  związanych, 

78)  reklamowanie z urzędu  i na wniosek żołnierzy rezerwy od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,

79)  nadzorowanie jednostek organizacyjnych Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych w zakresie obrony cywilnej i spraw obronnych,

80)  współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie przygotowań obronnych
i obrony cywilnej oraz zarządzania kryzysowego,

81)  opracowanie zadań obronnych Gminy i przygotowanie w tym zakresie jednostek organizacyjnych Urzędu,

82)  organizowanie szkoleń w zakresie obrony cywilnej,  prowadzenia kontroli z realizacji zadań obronnych przez jednostki organizacyjne Urzędu oraz zakłady pracy znajdujące się na terenie Gminy,

83)  konserwacja oraz utrzymanie systemu alarmowania,

84)  nadzór merytoryczny nad Ochotniczymi Strażami Pożarnymi oraz prowadzenie ewidencji wydatków z budżetu Gminy w części, dotyczącej ochrony przeciwpożarowej,

85)  współpraca z Komendantem Powiatowym Państwowej Straży Pożarnej w zakresie realizacji zadań Krajowego Systemu Ratownictwa Gaśniczego,

86)  współpraca z Komendantem Powiatowym Państwowej Straży Pożarnej w zakresie szkolenia członków Ochotniczej Straży Pożarnej.

87)  administrowanie systemami, sieciami informatycznymi i teleinformatycznymi w urzędzie, w tym archiwizowanie zasobów elektronicznych,

88)  wdrażanie nowych programów oraz systemów informatycznych i teleinformatycznych,

89)  koordynowanie i nadzór nad wdrażaniem systemów centralnych,

90)  zabezpieczenie urzędu w sprzęt informatyczny i teleinformatyczny, w tym dokonywanie zakupów oprogramowania i sprzętu komputerowego w porozumieniu z komórką ds. zamówień publicznych,

91)  zabezpieczenie urzędu w środki łączności, zapewnienie ich prawidłowego funkcjonowania i nadzór nad ich eksploatacją,

92)  dbałość o utrzymanie sprzętu będącego na wyposażeniu urzędu,

93)  organizacja szkoleń dla pracowników urzędu w zakresie wykorzystania zainstalowanego sprzętu i oprogramowania komputerowego, pomoc pracownikom w obsłudze komputera oraz nadzór nad właściwym użytkowaniem sprzętu komputerowego,

94)  prowadzenie ewidencji stosowanych systemów i oprogramowania komputerowego,

95)  koordynacja systemu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w urzędzie, w tym zapewnienie dostępu do Internetu i poczty elektronicznej,

96)   zapewnienie bezpieczeństwa danych m. in. poprzez: sporządzanie kopii bezpieczeństwa, profilaktykę antywirusową, ustalanie uprawnień dostępu i nadzór nad legalnością oprogramowania używanego na stanowiskach i właściwego zabezpieczenia danych,

97)   usuwanie usterek i awarii działania systemów i sprzętu komputerowego oraz środków łączności, dokonywanie bieżących napraw i konserwacji sprzętu komputerowego i środków łączności, prowadzenie rejestrów przeglądów, koordynowanie napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych,

98)   zapewnienie ciągłości zasilania urządzeń komputerowych,

99)   prowadzenie spraw dotyczących podpisu elektronicznego i wymaganego dostępu pracowników do programów, platform i systemów teleinformatycznych,

100)  opracowanie dokumentacji w zakresie spraw obronnych: rocznych wytycznych, planu zasadniczych przedsięwzięć, planów i programów szkolenia obronnego, planu operacyjnego funkcjonowania gminy, planu przygotowań służby zdrowia na potrzeby obronne, projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy na czas wojny,

101)  organizowanie szkolenia obronnego i prowadzenie dokumentacji szkoleniowej,

102)   prowadzenie obsługi kasowej urzędu a w szczególności:

- podejmowanie gotówki z rachunku bankowego na zlecenie skarbnika gminy,

- dokonywanie wypłat gotówkowych jedynie ze środków podjętych z rachunków bankowych na określone wydatki bieżące,

- przyjmowanie wpłat na rzecz Urzędu Gminy,

- odprowadzanie przyjętych sum do banku w dniu ich pobrania a najdalej w dniu następnym,

- ewidencja wpływów i wpłat w postaci raportów kasowych,

103) prowadzenie gospodarki w zakresie druków ścisłego zarachowania;

104) nadzór nad przygotowaniem projektów uchwał i zarządzeń;

105) organizowanie pracy urzędu i nadzorowanie jego działalności z uwzględnieniem dbałości o właściwą obsługę klientów, sprawny obieg dokumentów oraz załatwianie skarg i wniosków;

106) koordynowanie współpracy wójta z radą, radnymi i jednostkami pomocniczymi gminy, w zakresie powierzonym przez wójta;

107) nadzorowanie przygotowywania materiałów na posiedzenia wójta;

108) nadzorowanie terminowego udzielania odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych;

109) organizowanie przyjmowania oraz nadzorowanie załatwiania skarg, wniosków i petycji;

110) koordynowanie i nadzorowanie postępowań w sprawach wystąpień wnoszonych przez podmioty wykonujące działalność lobbingową;

111) prowadzenie książki kontroli i zbioru dokumentacji z przeprowadzonych kontroli;

112) prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury;

113) przygotowywanie projektów uchwał, zarządzeń lub decyzji wójta dotyczących m.in.: zakładania, przekształcania i likwidacji gminnych instytucji kultury;

114) określania regulaminu konkursu oraz powoływania komisji konkursowych do przeprowadzenia konkursu na dyrektora w gminnych instytucjach kultury,

115) powierzania lub odwołania ze stanowiska dyrektora w gminnych instytucjach kultury, zmian w statutach gminnych instytucji kultury,

116) opiniowania regulaminów i struktur organizacyjnych gminnych instytucji kultury, rocznych sprawozdań merytoryczno-finansowych z działalności gminnych instytucji kultury, regulaminów wynagradzania i przyznawania nagród dyrektorom gminnych instytucji kultury,

117) przyjmowanie i analizowanie jednostkowych projektów planów finansowych  i programów działalności kulturalnej gminnych instytucji kultury, a następnie przekazywanie ich skarbnikowi,

118) nadzór i kontrola wykorzystania przez gminne instytucje kultury dotacji podmiotowych i celowych przyznanych z budżetu gminy,

119) przygotowywanie wniosków w sprawie przyznania nagród i odznaczeń państwowych oraz w sprawie udzielenia kary porządkowej dla dyrektorów gminnych instytucji kultury,

120) wykonywanie funkcji kontrolnej nad działalnością merytoryczną gminnych instytucji kultury,

121) współpraca w zakresie organizacji imprez, których organizatorami są gminne instytucje kultury,

122) inspirowanie działań w zakresie współpracy urzędu, gminnych instytucji kultury oraz instytucji i organizacji prowadzących działalność kulturalną, sportową, rekreacyjną oraz w dziedzinie ochrony zabytków i dziedzictwa kulturowego,